Diversidad de fuentes.

Como norma, nos enfrentamos a un entorno en el que la información relevante para la empresa se encuentra diseminada por infinidad de fuentes, unas veces estructurada y preparada para ser analizada, en otras ocasiones estructurada, pero con deficiencias en su calidad que no la hacen apta para ser utilizada o podemos tener fuentes de datos con información que no está estructurada y que deberá someterse a un proceso previo para poder ser utilizada.

Datos estructurados

Como hemos anunciado en el párrafo anterior, las fuentes de datos estructuradas son aquellas que organizan la información de manera ordenada y predecible, facilitando su procesamiento y análisis.

Estas fuentes pueden ser bases de datos del ERP o de cualquier otra aplicación que se utilice, hojas de cálculo, archivos CSV, entre otros, donde los datos se almacenan en filas y columnas claramente definidas.

Por ejemplo, una base de datos de clientes tendrá en cada línea la información relativa a ese cliente.

En resumen, las fuentes de datos estructuradas nos permiten almacenar, procesar y analizar información de manera eficiente y sistemática.

En ocasiones estas fuentes pueden contener datos que por la forma en la que se han introducido, o porque hay diferentes personas introduciendo datos, no son homogéneos, tienen faltas ortográficas, errores semánticos, nombres distintos para el mismo proceso, o se han introducido cifras en letras, lo que nos impide utilizarlos sin antes revisarlos y arreglarlos.

Para mejorar la calidad del dato y eliminar errores tenemos herramientas como las apps, que nos permiten definir los tipos de datos de cada campo, o definir un formato, o restringir los valores a unos pocos valores de una lista, consiguiendo que la información se introduzca ya con unos requisitos que reducen drásticamente los errores, y la dejan preparada para ser analizada.

Datos no estructurados

Como datos no estructurados se conocen aquellos datos que no están organizados en una estructura o un modelo diseñado. Estos datos suelen estar categorizados como cualitativos. Los datos no estructurados son los tipos de datos más abundantes, y una vez analizados, pueden usarse para decisiones comerciales, entre muchos otros usos.

Los datos no estructurados suelen estar almacenados en su formato original, por lo que es necesario utilizar diferentes herramientas para poder convertir estos datos en información procesable.

Aunque suele ser más difícil trabajar con ellos, a diferencia de los datos estructurados, suelen contener información más detallada y completa que no está disponible en los datos estructurados.

Como resultado, muchas organizaciones están invirtiendo en tecnologías como machine learning (ML) y procesamiento de lenguaje natural (NLP), o ChatGPT, para analizar mejor y obtener información a partir de los datos no estructurados.

Por ejemplo, la api de ChatGPT nos permite por un coste reducido poder analizar documentos en pdf y extractar la información relevante para contabilizar facturas en el ERP o grabar los pedidos de clientes de forma automatizada. Por lo que es una opción muy interesante para pequeñas y medianas empresas.

Los datos no estructurados existen en formato de texto, imagen, audio o video. Ejemplos de datos de texto serían los correos electrónicos, mensajes de texto, facturas, registros. Ejemplos de datos en imágenes serían resonancias magnéticas, radiografías y tomografías.

Power Automate, antes llamado Microsoft Flow, es una plataforma de automatización y flujo de trabajo basada en la nube que permite a los usuarios:

• Automatizar tareas repetitivas. Nos permite crear flujos de trabajo para automatizar acciones, entre las que podemos citar como ejemplos, el enviar correos electrónicos, actualizar hojas de cálculo, o crear tareas entre otras.
• Integrar aplicaciones y servicios, disponemos de una amplia variedad de conectores que permiten conectar diferentes aplicaciones o servicios.
• Optimizar procesos empresariales, nos permite diseñar flujos que simplifican y agilizan algunos procesos, como por ejemplo los comerciales.
• Conectar a diversas fuentes de datos.

A continuación, tenemos algunos de los ejemplos de uso de Power Automate;

• Puede automatizar la entrada de datos desde diversas fuentes (como hojas de cálculo de Excel, bases de datos o formularios web) y procesarlos según reglas específicas. Esto elimina errores humanos y mejora la eficiencia, al asegurarnos que los datos se recogen conforme se necesitan.
• Flujos de trabajo y aprobaciones, automatiza la aprobación de presupuestos anuales, presentaciones de ventas y otros procesos. Ahorra tiempo y aumenta la productividad del equipo.
• Monitoreo de almacenamiento en la nube, Power Automate puede supervisar archivos y carpetas en almacenamiento en la nube, alertando sobre cambios específicos. Esto garantiza una atención oportuna a documentos críticos.
• Automatización de gastos, aprobación automatizada de gastos y reembolsos, agilizando el proceso y reduciendo la carga administrativa.
• Automatización del proceso de envío de formularios a departamentos de la empresa, por ejemplo, automatizar el flujo de formularios de recursos humanos, como solicitudes de vacaciones o actualizaciones de información personal.
• Procesamiento de documentos con OCR, Power Automate puede extraer datos de documentos escaneados o imágenes utilizando reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
• Cumplimiento normativo, automatiza la recopilación y seguimiento de datos para cumplir con regulaciones y políticas internas.
• Optimización de procesos no estándar, permite personalizar flujos de trabajo para situaciones específicas que no se ajustan a procesos estándar.
• Automatización en toda la organización, implementa flujos automatizados en diferentes departamentos y equipos para mejorar la colaboración y la eficiencia

Microsoft Dataverse es una solución robusta y flexible para la gestión de datos que ayuda a las organizaciones a ser más eficientes y a impulsar la innovación.

Algunas ventajas de Dataverse son;

• Centralizar toda la información de la organización en una base de datos.
• Disponer de un histórico de datos que puede haberse creado con los diferentes ERPs con los que se ha ido trabajando a lo largo del tiempo.
• Tener un control de toda la información de la organización, y quienes son los usuarios que tienen acceso a esa información.
• Trabajar con cualquier tipo de dato, Dataverse puede manejar datos relacionales, no relacionales, archivos, imágenes, búsqueda y lago de datos⁽¹⁾.
• Integración con aplicaciones, posibilita una integración fluida con servicios en la nube de Microsoft como Azure, Dynamics 365 y Microsoft 365, además de disponer de un catálogo muy completo de conectores que tenemos disponible en Power Automate y Azure Logic Apps.
• Desarrollo de aplicaciones con poco código con el apoyo de Power Apps.
• Seguridad y cumplimiento de la normativa de protección de datos, Dataverse proporciona un entorno seguro con cifrado avanzado y control de acceso, asegurando la protección de los datos en todo momento.
• Escalabilidad y disponibilidad, como parte de Microsoft Power Platform, Dataverse es escalable y está disponible a nivel mundial, lo que garantiza que las empresas puedan crecer sin preocuparse por la capacidad de sus sistemas de datos.
• Análisis e informes, conectando Power BI podemos generar informes y realizar análisis, creando la información necesaria para cada área o usuario de la empresa, teniendo siempre un único origen, e impulsando la toma de decisiones a tiempo.
• Productividad mejorada, la integración con herramientas como Microsoft Excel mejora la accesibilidad y la productividad de los datos, ampliando el número de usuarios que pueden consumir la información o que cada usuario pueda adecuar la información a sus necesidades.
• Innovación y adaptabilidad, Dataverse facilita la innovación y se adapta a las necesidades cambiantes de cada empresa, lo que es crucial en un entorno empresarial dinámico.

Todas estas ventajas se traducen en reducciones de costes administrativos, y en una mejor gestión que debe permitirnos mejorar el beneficio de la empresa.

Se puede ampliar información de Microsoft Dataverse en;

https://learn.microsoft.com/es-es/power-apps/maker/data-platform/why-dataverse-overview

(1) Un lago de datos es un sistema de almacenamiento que permite guardar grandes cantidades de datos estructurados y no estructurados en su estado natural, sin necesidad de convertirlos o procesarlos previamente. Esta definición flexible y amplia hace que los lagos de datos sean ideales para almacenar volúmenes masivos de información de diferentes fuentes y formatos.

Es norma general que cuando empiezas a pedir datos en una empresa, o comienzas a trabajar en un proyecto, te encuentres con que,

• Hay una parte que está en el ERP.
• Hay datos en programas que se contratan para gestionar un área de la organización, por ejemplo, la gestión del personal o la plataforma de venta online.
• Hay datos en programas específicos para la gestión de procesos particulares por el tipo de organización.
• Hay datos desperdigados en varios Excel de diferentes usuarios, y que muchas veces se repiten.
• Hay datos en documentos internos, Word u otros procesadores de texto.
• Hay datos en estadillos que se han rellenado en diferentes procesos, pero que no se han mecanizado.
• Hay datos que están en la “cabeza” de los miembros de la organización y muchas veces sólo ellos conocen.

Es obvio que esta dispersión de la información no es la ideal para una buena gestión.

Creo que actualmente una herramienta como Dataverse puede ayudar a todas las organizaciones, y especialmente a las pequeñas y medianas empresas a mejorar y centralizar la información relevante para la organización.

Microsoft Dataverse es una plataforma de datos flexible y segura que forma parte de Microsoft Power Platform. Permite a las organizaciones estructurar y almacenar sus datos de manera eficiente, facilitando la creación de aplicaciones personalizadas con poco o ningún código. Con su capacidad para manejar datos relacionales y no relacionales, así como su integración con herramientas de análisis avanzadas y servicios de Microsoft, Dataverse se convierte en una solución integral para la gestión de datos empresariales. Además, su enfoque en la seguridad y el cumplimiento garantiza que los datos estén protegidos en todo momento.

Esta plataforma es ideal para empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa, innovar rápidamente y tomar decisiones basadas en datos confiables y actualizados. Dataverse es más que una simple base de datos; es un facilitador de transformación digital que ayuda a las organizaciones a adaptarse y prosperar en el cambiante mundo empresarial.

Además de las tablas que Dataverse tiene en su base de datos, se pueden añadir campos a esas tablas o crear tablas nuevas en función de las necesidades, y estos campos pueden ser de diferentes tipos.

Es relativamente sencillo la definición de relaciones entre las tablas, de reglas de negocio para garantizar la calidad de los datos, o la construcción de formularios o flujos de trabajo para desencadenar automáticamente procesos una vez introducido o actualizado un dato.

Utilizar Microsoft Dataverse nos permite cambiar de ERP sin que sea necesaria una costosa migración de las bases de datos del ERP viejo al nuevo, y nos permite tener una copia de seguridad de nuestros datos en la nube.

En resumen, Dataverse es una solución robusta y flexible para la gestión de datos que ayuda a las organizaciones a ser más eficientes y a impulsar la innovación.